電話応対のプロに任せる|業務効率を上げるビジネスチャットツール|営業先でも確認が可能

業務効率を上げるビジネスチャットツール|営業先でも確認が可能

男の人

電話応対のプロに任せる

オフィス

専用固定電話でプロの対応

起業直後のケースでは社長が1人で業務交渉や契約・営業に駆け回ることが多く、オフィスを構えても不在がちになる例が少なくありません。小規模事業主のケースも含めて主要な連絡先が携帯電話となりがちですが、企業としての信頼を得るには固定電話も不可欠です。固定電話を契約しても電話番をする秘書や事務員を雇っている余裕がない場合は、秘書代行サービスを利用することで問題を解決できます。秘書代行は電話代行とも呼ばれており、実は40年以上という歴史を持つサービス形態でもあります。元々はかかってきた電話を指定の電話番号に転送することから始まったとされるサービスですが、現在では代行業者が電話応対を行うスタイルが一般的です。こうした電話代行または秘書代行サービスを利用することにより、社長や事務員がオフィスに不在のケースでも顧客からの電話に随時応対できるようになります。現在の秘書代行サービスは単なる電話代行ではなく、さまざまな要望に応じて柔軟な対応が可能な点も大きな特徴です。何よりも信頼度の高い固定電話を設けてあらゆる用件に対応できる点が人気を集めており、電話を取り次ぐ人材の確保が難しい企業に多く利用されています。

小規模事業主の強い味方

秘書代行サービスは電話の取り次ぎが主な業務ですが、契約内容によっては便利な付加サービスも利用可能です。従来は固定電話にかかってきた通話を携帯電話に転送するといったサービスが中心でした。現在では秘書代行側で顧客の用件を聞き、その通話内容を即座にメールで送信するといったサービスも登場しています。携帯電話への転送を行う場合と比べて顧客に不信感を与えないため、こうしたサービスを利用する企業も増えているのです。業者によっては電話の代行ばかりでなく、経理代行や通販への対応といった文字通りの秘書業務に応じているところもあります。社長が1人で経理・営業から実務までこなさなければならないような小規模事業主では、このような秘書代行サービスは心強い存在です。もちろんメインの電話応対は専門教育を受けたプロのオペレーターが対応し、高いレベルで顧客の用件を聞き出してくれます。以上のような業務のために秘書や事務員を雇用する場合と比較すると、秘書代行サービスを利用する方が安く済むため人件費も節約できます。現在では大きく成長している企業の例でも、起業直後はこうしたサービスの世話になったという社長は少なくないものです。